À quoi ça sert : Faire participer des personnes qui n'ont pas de compte Borealmap. Elles ouvrent un lien sur leur téléphone. Elles écrivent leurs post-its, votent et voient la minuterie. Rien d'autre.
Avant de commencer : Vous avez une licence Borealmap et le droit d'éditer le schéma. Un administrateur a activé « Ateliers sans compte » (voir plus bas). Pour essayer, ouvrez le modèle « Exemple : atelier demande de permis ». Ses données sont fictives.
Les participants sont gratuits. L'animateur a une licence.
Ouvrir le lien
- Ouvrez « Projet et rituels », puis l'onglet « Gestion de l’atelier, minuterie et vote ».
- Descendez à la carte « Atelier avec lien (sans compte) ».
- Choisissez la durée du lien. Elle est de 3 heures au départ et de 8 heures au plus. Choisissez le nombre de participants (50 au plus).
- Cliquez « Créer le lien ». L'atelier porte sur la vue ouverte. Une vue par lien.
- Cliquez « Copier le lien ». Envoyez-le aux participants.
- En salle, cliquez plutôt « Code QR ». Un grand code s'affiche : projetez-le. Les participants le visent avec l'appareil photo de leur téléphone. « Fermer » ou Échap le retire.
Le lien se ferme tout seul à l'heure affichée. Vous pouvez aussi cliquer « Prolonger d'une heure » (jusqu'à 8 heures en tout).
Ce que voient les participants
- Ils tapent leur prénom. Ils n'ont ni courriel, ni mot de passe, ni cookie.
- Ils voient le titre de l'atelier, la minuterie et la phase en cours.
- En phase « Écriture », ils ajoutent, modifient et suppriment leurs propres post-its. Chacun peut en écrire 10.
- En phase « Vote », ils donnent leurs points. Vous réglez le nombre de points par personne dans la carte « Vote par points ».
- En phase « Terminé », ils ne peuvent plus rien changer.
Un participant ferme sa page ou recharge ? Il rouvre le lien sur le même appareil. Il revient sous le même prénom, avec ses post-its. Son appareil s'en souvient jusqu'à la fin de l'atelier (8 heures au plus).
Quelqu'un d'autre prend le même appareil ? Il clique « Pas Marie ? » (avec le prénom affiché). L'appareil oublie Marie et demande un prénom.
Ils ne voient jamais votre schéma. Ils ne peuvent ni exporter, ni copier, ni imprimer, ni inviter. Ce n'est pas seulement caché : le serveur le refuse.
Tout le monde voit tous les post-its en direct.
Animer
- Les boutons « Écriture », « Vote » et « Terminé » changent la phase pour tout le monde.
- Les idées des participants arrivent dans votre schéma, dans la vue de l'atelier. Elles sont anonymes. Les points arrivent avec elles.
- Les prénoms ne sont jamais écrits dans votre schéma.
- Avec « Vote anonyme » coché (carte « Vote par points »), chaque participant vote sous un code tiré au hasard. Le schéma ne garde que les totaux.
- Pour retirer quelqu'un, cliquez « Retirer » à côté de son prénom. Il est coupé en quelques secondes.
- « Verrouiller le lien » : plus personne ne peut entrer. Ceux qui sont déjà là restent.
- « Changer le lien » : l'ancien lien ne marche plus. Cochez « Retirer aussi tous les participants » pour les faire sortir.
- « Terminer l'atelier » : tout le monde est coupé. Le lien ne marche plus.
Si votre navigateur s'est fermé
Rouvrez le schéma. Cliquez « Importer les post-its de l'atelier ». Borealmap garde la dernière copie de l'atelier 7 jours.
Ce qui est gardé
- Le prénom est gardé 30 jours après la fin de l'atelier. Puis il est effacé.
- Les post-its et les points restent dans votre schéma, sans prénom.
- Borealmap ne garde pas l'adresse IP des participants, seulement une empreinte pour limiter les abus.
Pour les administrateurs
« Ateliers sans compte » est désactivé au départ. Allez dans la console d'administration, onglet « Données », et activez « Autoriser les ateliers sans compte ». Si vous le désactivez, tous les liens ouverts se ferment en quelques secondes.
Si ça ne marche pas
- La carte dit « Les ateliers sans compte ne sont pas activés » : un administrateur doit activer le réglage.
- Un participant voit « Le lien est verrouillé » : cliquez « Verrouiller le lien » pour le rouvrir.
- Un participant voit « L'atelier est complet » : le maximum est de 50. Retirez quelqu'un ou ouvrez un autre lien.
- Un participant voit « Cet atelier est terminé » : le temps est écoulé ou vous avez terminé l'atelier.