À quoi ça sert : faire d'un schéma la référence de l'entreprise pour un processus ou un système. Les autres équipes le retrouvent par ses métadonnées.

Avant de commencer : ouvrez le schéma. Vous devez pouvoir le modifier.

Déclarer un schéma officiel

Cliquez « … » dans la barre du haut, puis « Déclarer schéma officiel ».
Choisissez « Processus » ou « Système ».
Écrivez le nom du processus ou du système, et l'équipe responsable. Ces deux champs sont obligatoires.
Au besoin, remplissez le domaine, le rôle responsable, la version, les dates, les mots-clés et le résumé.
Dans « Vue de référence », choisissez la vue que les autres équipes ouvrent en premier.
Cliquez « Enregistrer la fiche ».

La pastille « Officiel » s'affiche à côté du titre. Le schéma apparaît dans « Schémas officiels de votre entreprise », à gauche.

Retrouver un schéma officiel

À gauche, sous « Schémas officiels de votre entreprise », cliquez un nom pour ouvrir le schéma.
Pour chercher, cliquez « Rechercher dans le catalogue ». Depuis l'accueil, cliquez « Schémas officiels », à côté de vos projets.
Tapez des mots : nom, équipe, domaine, mot-clé. Les accents ne comptent pas.
Filtrez par type, domaine, équipe ou statut.
Cliquez « Ouvrir ». Le schéma s'ouvre sur sa vue de référence.

Qui voit quoi (version hébergée)

Toute l'organisation voit les fiches dans le catalogue.
Le schéma reste réservé aux personnes qui y ont accès.
Sans accès, la fiche affiche « Accès sur demande » et le rôle responsable. Le titre du schéma n'est pas montré.
Pour obtenir l'accès, demandez-le à l'équipe responsable. Elle vous le partage.

Fiches et secteurs (version hébergée)

Quand votre organisation a des secteurs et des équipes :

Dans la fiche, « Équipe responsable » devient une liste. Vous y voyez vos secteurs et vos équipes, et les équipes de vos secteurs.
Seules les personnes de ce secteur ou de cette équipe peuvent modifier la fiche ou la retirer. Les autres éditeurs modifient le schéma, pas sa fiche.
Une fiche d'un autre secteur s'affiche en lecture seule, avec le nom de son secteur.
Dans le catalogue, le filtre « Secteur » montre les fiches d'un secteur et de ses équipes.
Les administrateurs peuvent modifier toutes les fiches.

Les secteurs et équipes sont créés par un administrateur dans la console. Voir « Comment organiser les secteurs et les équipes ».

Qui voit quoi : la donnée sensible

Une fiche « Donnée sensible » n'est visible que dans son secteur ou son équipe. Pour les autres, elle n'apparaît pas. Voir « Comment partager un schéma ».

Relier une boîte à un schéma officiel (version hébergée)

À quoi ça sert : montrer, dans votre schéma, une vue officielle de l'entreprise : de votre équipe ou d'une autre. Vous ne la recopiez pas. Elle reste à jour.

Passez en édition et sélectionnez une boîte.
Dans le panneau, section « Niveau de détail », cliquez « Utiliser une vue officielle de l'entreprise ».
Cherchez la fiche, cliquez-la, puis choisissez la vue.
Cliquez « Relier ».

La boîte affiche « Vue de l'équipe … ». Cliquez-la : la vue de l'autre équipe s'ouvre comme une vue détaillée, en lecture seule. Le fil d'Ariane montre où vous êtes. « Retour » remonte dans votre schéma.

Une boîte a sa propre vue détaillée ou celle d'une autre équipe, pas les deux.
Pour changer de vue : « Changer ». Pour défaire : « Retirer le lien ».
Sans accès au schéma, vous ne pouvez relier que sa vue de référence. Sans vue de référence, demandez l'accès à l'équipe.
Un schéma « Donnée sensible » ne se relie que depuis un schéma réservé au même secteur.
Les personnes sans accès voient « Accès sur demande : équipe … ». Elles n'ouvrent pas la vue.
Si la fiche n'est plus officielle ou n'est plus visible, la boîte affiche « Lien indisponible ».

Quand la vue reliée change

Un point orange s'affiche sur la boîte. Elle dit : « La vue a changé depuis votre dernière relecture ».
Les éditeurs voient aussi un bandeau en haut du schéma. Cliquez « Ouvrir » pour relire la vue.
Cliquez « Marquer comme relu » quand c'est fait. Le bandeau disparaît.
Les lecteurs voient seulement le point. Aucun courriel n'est envoyé.
Seul le contenu de la vue reliée compte. Déplacer ou recolorer une boîte ne déclenche rien.

Dans le catalogue et dans la fiche, « Utilisé par N schémas » indique combien de schémas pointent vers celui-ci.

Traverser la vue officielle dans un pas-à-pas (version hébergée)

À quoi ça sert : montrer, au milieu de votre parcours, ce que fait une autre équipe. Puis reprendre le vôtre.

Avant de commencer : la boîte de l'étape est reliée à une vue officielle, et vous pouvez ouvrir leur schéma.

En édition, ouvrez l'onglet « Parcours » et choisissez votre parcours.
Cliquez l'étape dont la boîte est reliée.
Dans « Après cette étape », choisissez « Traverser la vue officielle ».
Choisissez un de leurs parcours, ou « Montrer la vue » pour une seule étape.
Choisissez l'étape de reprise, puis cliquez « Appliquer la suite ».

À la lecture, le pas-à-pas descend dans leur vue, en lecture seule. Le bandeau dit « Vue de l'équipe … · lecture seule ». Le panneau indique « Étape 2 sur 5 dans leur parcours ». Après leur dernière étape, il revient à votre étape de reprise.

Seules leurs étapes dans la vue reliée sont jouées.
Sans accès, le pas-à-pas montre une étape « Vue de l'équipe … » avec « Accès sur demande ». Il continue ensuite.
Si leur parcours est supprimé, ou si la vue n'est plus disponible, une étape-message le dit. Votre parcours ne s'arrête jamais.
Dans le constructeur, un avertissement apparaît quand leur vue n'est plus accessible.
Rien n'est copié dans votre schéma. Leur schéma n'est jamais modifié.
Le tableau et l'export CSV du parcours incluent leurs étapes.

Voir les changements (version hébergée)

Quand la vue reliée change, le bandeau propose « Voir les changements ».

Cliquez « Voir les changements ».
Lisez le tableau « Avant » et « Maintenant ». Il liste les boîtes ajoutées, retirées ou modifiées, et les flèches.
Sous le tableau, vos flèches attachées à la boîte reliée sont marquées « touchée par le changement ».
Cliquez « Marquer comme relu » quand c'est fait.

Déplacer ou recolorer une boîte n'est pas un changement.
Sur le schéma, un halo orange discret marque vos flèches touchées. Seuls les éditeurs le voient.
Si le serveur n'a pas gardé l'état que vous aviez relu, la fenêtre dit « Relecture précédente inconnue ». Vous pouvez quand même marquer la vue comme relue.
Sans accès à leur schéma, vous ne voyez aucun changement, seulement le point orange.

Figer une version (version hébergée)

Figer garde la vue telle qu'elle est aujourd'hui. Vos lecteurs voient toujours cette version.

Sélectionnez la boîte reliée, en édition.
Dans « Niveau de détail », cliquez « Figer cette version ».

Dans leur vue, le bandeau dit « Version figée du … ». S'il existe une version plus récente, il l'indique.
Cliquez « Passer à la dernière version » pour revenir à la vue vivante.
Un lien figé ne déclenche pas l'avertissement « vue modifiée ».
Tous les éditeurs de votre schéma peuvent figer et défaire.

Points d'entrée (version hébergée)

Un point d'entrée est une porte que l'équipe propriétaire publie : une boîte de sa vue, avec un nom court. Exemple : « Recevoir un journal ».

Pour publier un point d'entrée :

Ouvrez le schéma officiel. Cliquez « … », puis « Fiche officielle ».
Sous « Points d'entrée », cliquez « Ajouter un point d'entrée ».
Écrivez le nom et choisissez la boîte.
Cliquez « Enregistrer la fiche ».

Pour relier une boîte à un point d'entrée : dans le sélecteur, choisissez « Point d'entrée publié ». La boîte porte alors le nom du point.

Les noms des points d'entrée sont visibles de toute l'organisation, comme le nom du processus. Les boîtes et leur contenu restent réservés aux personnes qui ont accès.
Si l'équipe retire un point, ou supprime sa boîte, votre lien affiche « Lien brisé ». Les éditeurs de votre schéma le voient. Aucun courriel n'est envoyé.
Avant de retirer un point utilisé ailleurs, la fiche dit « est utilisé par N schémas ». Vous confirmez ou vous revenez. Rien n'est bloqué. Vous ne voyez jamais quels schémas.
Supprimer la boîte d'un point d'entrée retire aussi le point de la fiche, après le même avertissement.

Les statuts

Officiel : la référence en vigueur.
En revue : en cours de validation. Il reste dans la liste de gauche.
Brouillon : visible seulement dans le catalogue.
Remplacé : gardé pour l'historique, visible seulement dans le catalogue.

Bon à savoir

« Révision due » s'affiche quand la date de prochaine révision est passée.
Pour modifier la fiche : « … » puis « Fiche officielle ».
Pour retirer le schéma du catalogue : « Retirer la fiche ». Le schéma lui-même reste.
La fiche voyage avec le schéma, aussi dans le fichier JSON.

Voir aussi

Comment partager un schéma
Comment exporter un schéma
Comment organiser les secteurs et les équipes

Comment déclarer et retrouver un schéma officiel